Mener une consultation (publique ou RFP)

Que vous soyez une collectivité publique, une association ou une entreprise privée vous êtes régulièrement amené à effectuer une consultation du marché pour trouver le bon outil, le bon fournisseur ou le bon service. Nous allons aborder dans cet article les principaux points d’attention sur lesquels il vaut mieux ne pas se tromper.

Pour rappel :

  • Une RFP est une consultation de gré à gré (Request For Proposal) dans le privé
  • Les consultations sont obligatoires dans le public et associations financées par des fonds publics à partir d’un budget estimé de 25.000 € (cf BOAMP)

Les exigences d’une consultation bien menée

Pourquoi mener une consultation plutôt que de faire un choix direct ? Tout simplement pour :

  • Effectuer un choix objectif par rapport au besoin initial (et permettre la justification à posteriori)
  • Permettre l’émergence de nouvelles solutions/propositions par rapport aux attentes
  • Contractualiser un budget et un planning
  • Respecter des contraintes règlementaires

Les contraintes qui se posent peuvent être variées en fonction de votre statut ou de l’objet de la consultation, mais dans les grandes lignes :

  • L’équité : dès lors que la consultation est émise, toute les communications sont équitablement faites auprès de chaque interlocuteur
  • La rigueur : les dates et les règles sont données dès le départ, et sont à respecter strictement tout au long de la consultation. Pensez aux dates de congés et/ou de disponibilité des interlocuteurs
  • La confidentialité : avant et pendant une consultation vous ne devez pas communiquer d’élément externe permettant de donner un avantage à l’un ou à l’autre. De même vous devez respecter la concurrence : ne jamais révéler le nom des différents soumissionnaires tant que le contrat final n’est pas signé, et ne jamais communiquer à un tiers le contenu des offres.
  • L’unicité : limiter l’accès aux interlocuteurs à une personne ou service, de façon à ne pas risquer la perte d’information.

Comment la mettre en place ?

Mettre en place une consultation, c’est partir d’un besoin (ie cahier des charges ou expression de besoin) : il est important de pouvoir exprimer de la façon la plus neutre possible et détaillée le sujet de réponse.

Un dossier d’appel d’offres est un DCE (Dossier de consultation des Entreprises) qui contient au minima :

  • Un CCTP (Cahier des Charges Techniques Particulières), cahier des charges ou spécifications
  • Un CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) indiquant les clauses spécifiques ou dérogatoires au CCAG – clauses générales du code des marchés
  • UN RC, règlement de consultation

Dès lors que le projet ou le besoin est complexe il vous incombe de le scinder en phases ou en lot afin de faciliter l’analyse des réponses et leur contractualisation. En priorité vous devez définir le périmètre, puis le planning et éventuellement le budget. Ce dernier peut-être périmétré ou laissé ouvert à proposition.

De votre côté soyez conscient de l’importance d’un calendrier réaliste : prenez en compte la rédaction des documents de la consultation, des documents d’évaluation et des modèles de courriers. Également les congés de chacun et la disponibilité des interlocuteurs durant toute la période consacrée à la réponse.

  • Fixez-vous une date objective de réponse, avec un mois de délai (20 jours ouvrés) pour les soumissionnaires
  • N’oubliez pas que l’analyse des réponses peut être longue et fastidieuse, et impliquer différentes personnes
  • Répondez ! Vous devez fixer la date de votre retour ainsi que son formalisme et vous préparer à justifier votre décision
  • Anticipez : il y aura toujours des délais incompressibles, plus les retards imprévus. donc si vous menez une consultation pour démarrer un projet à une date fixe envisagez la possibilité de décaler.

Chez Rel-IT nous intervenons fréquemment sur cette phase pour amener un regard externe et neutre sur la définition du besoin et évaluer un planning le plus réaliste possible.

Durant la consultation

Vous avez fait la publication sur le BOAMP, diffusé auprès d’une fédération ou d’un ensemble d’acteurs pré-définis. Maintenant il faut suivre la consultation pour obtenir les meilleures réponses.

Le point essentiel est de conserver l’équité des acteurs : vous ne devez accepter aucun rendez-vous/entretien/échange avec l’un des soumissionnaires durant cette phase. C’est parfois compliqué, mais vous pouvez toujours le justifier.

Vous aurez identifié bien sur le point de contact qui recensera les questions/remarques et en fera une compilation pour rediffuser à l’ensemble des acteurs, sans qu’il ne soit mentionné le nom de l’organisation demandeuse (pour garantir une concurrence loyale).

Concernant le déroulé il y a un risque important : la participation.

  1. Personne ne souhaite participer/répondre ? Vous avez peut-être mal définit le besoin, votre budget plafond est sans doute trop bas ou alors votre réputation n’est pas bonne
  2. Vous avez 2, 3 voire 4 fois plus de candidats que prévu ? Bon courage pour le dépouillement ! Mais au moins vous aurez le choix

Nous gérons également tout cette partie en marque blanche (pour votre compte ou de manière anonyme).

Et pour clore la consultation

Le dépouillement des réponses est souvent long et fastidieux, et en fonction du besoin de départ vous devrez sans doute procéder à des soutenances, voire des négociations. Cette phase est toujours sous-estimé en termes de charges et de calendrier. Munissez-vous de patience, d’une calculatrice et faites confiance à vos acheteurs.

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