Externaliser sa direction informatique : mode d’emploi !

Externaliser n’est pas infogérer

Comment aborder le sujet de l’externalisation si ce n’est par une petite définition pour clarifier ce concept ?

Externalisation : transfert d’une ou plusieurs activités vers un prestataire spécialisé

Vous y avez cru ? En fait c’est un peu plus subtil car le vrai sujet n’est pas l’externalisation, mais la notion de direction informatique bien trop souvent confondue avec l’infogérance. Ce sont ces sujets qui sont réellement à définir en tant que fond, la délégation externe n’est qu’une forme de gestion.

DSI et infogérance

Le terme DSI fait partie de ces acronymes que l’on rencontre très régulièrement et qui conserve toujours une part de flou difficile à préciser. Il peut s’agit du Directeur des Systèmes d’Informations, de la Direction des Systèmes d’Informations (ou Informatiques).

Les anglicismes à la mode parle de CIO (Chief Informations Officer), voire de CTO (Chief Technical Officer) en fonction de la startupitude de l’organisation.

Quel que soit le détail de l’acronyme la/le DSI désigne un niveau de prise de décision stratégique dans l’entreprise, puisque considérée comme une direction à part entière. Ce niveau de responsabilité implique tout autant la politique de sécurité, la formation, les choix de logiciels métiers, techniques et supports, l’interaction avec les fournisseurs que le suivi et le compte-rendu d’activité auprès de la direction générale.

Cette position n’est pas contradictoire avec l’infogérance mais plutôt complémentaire en fonction de la taille et du positionnement de l’entreprise.

L’infogérance quant à elle est la délégation à un prestataire de la gestion, l’exploitation et la sécurisation du système informatique de l’entreprise. On parle ici d’interventions concrètes, le plus souvent de techniciens, sur les serveurs et postes de travail pour mettre en application une politique de sécurité ou des directives précises. La taille de l’entreprise ne compte pas vraiment pour la mise en œuvre, seulement pour déterminer l’interlocuteur qui prend la décision pour le compte du client.

Pourquoi les distinguer ?

Dans les TPE par exemple, où il est possible de répondre en direct aux attentes du dirigeant, l’infogérant peut prendre en charge l’intégralité des services informatiques et télécoms. Le plus souvent son expertise permet à la société de se concentrer sur son activité sans perdre de temps tout en limitant l’investissement. La stratégie n’a pas vraiment sa place à cette échelle.

Pour les PME (moyennes, entre 50 et 250 personnes), l’infogérant permet de compenser l’absence d’équipe interne en fonction de l’activité principale. On peut le voir dans l’industrie ou le service à la personne par exemple, dont l’investissement principal reste le matériel et les licences d’utilisation. Dès lors que l’on abordera des secteurs plus technologiques ces PME pourront compléter l’offre d’infogérance par des compétences internes (développement, administration, support utilisateurs) avec un responsable IT dépendant d’une direction, et qui sera le donneur d’ordre pour l’infogérant.

Ce sont généralement les ETI (https://fr.wikipedia.org/wiki/Entreprise_de_taille_interm%C3%A9diaire) qui intègrent une DSI : à partir de 200~250 salariés il devient nécessaire de prévoir les budgets et les politiques technologiques optimales pour les support à l’activité principale. Dans ce cadre l’infogérance peut être un choix répondant à la stratégie choisie.

Bien évidemment la notion d’externalisation est abordé du point de vue des entreprises, mais elle s’applique également aux collectivités et acteurs publics.

Externalisation : un mode d’emploi en 4 étapes

Les bases permettant de distinguer infogérance et DSI étant posées, il faut maintenant s’atteler à la question principale du jour : comment externaliser ?

Pour l’infogérance vous l’aurez compris rien ne vaut un contrat de prestation ciblant précisément le périmètre, avec les coûts horaires associés, pour que le donneur d’ordres ait la maîtrise budgétaire en fonction des besoins de la société.

La démarche consistera donc à évaluer les offres, la qualité de la relation de travail et la charge nécessaire comme toute prestation externe. Dans le cas où votre organisation dispose d’un responsable informatique la maîtrise du sujet facilite la contractualisation, même pour un budget parfois conséquent.

Concernant la DSI c’est un peu plus subtil du fait que celle-ci concerne un accompagnement stratégique de l’entreprise : il s’agit avant tout de trouver un partenaire du type AMOA (assistant à maîtrise d’ouvrage) qui peut assurer la traduction de vos besoins métiers en réalité technique. A l’inverse il devra également être apte à rendre intelligible les contraintes techniques sur les orientations de vos activités.

L’augmentation de l’activité, l’investissement humain ou tout simplement le retard technologique peuvent conduire à faire ce choix, soit provisoirement (vacance ou perspective d’une création de poste) soit durablement (optimisation stratégique le plus souvent).

Procédons alors dans l’ordre :

  1. Trouvez un partenaire spécialisé dans l’AMOA IT, éventuellement connaisseur de votre métier (mais ce n’est pas une obligation)
  2. Evaluez votre charge de sous-traitance et vos besoins à court, moyen et long terme. Cela revient à déterminer le nombre de rendez-vous, de réunion de direction et la fréquence des rapports de suivi que vous mettrez en place.
  3. Contractualisez le périmètre : quelle autonomie laisserez-vous au prestataire pour la prise de décision, incluant l’infogérance ? Quel budget définissez-vous annuellement, trimestriellement ? Et pour quels objectifs ?
  4. Prenez un café et oubliez vos soucis informatiques 😊

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