Consultation : toute action menant à obtenir une réponse d’un ou plusieurs fournisseurs sur un besoin correctement défini

Dans le cadre de notre activité d’AMOA nous assurons la conduite de consultation des acteurs du marché, tant privé que public. Cette consultation se décompose en 3 phases principales :

  1. La constitution du Dossier de Consultation (DCE)
  2. La planification et la consultation en tant que telle
  3. La validation et restitution des réponses

Nos prestations sont à destination des acteurs privés tout comme les collectivités : nos forfaits et notre expertise autorise en effet le domaine public à nous faire intervenir dans le cadre d’un bon de commande simplifié.

Pour le domaine privé la consultation devient une RFP (Request For Proposal) le plus souvent, alors que dans le public nous parlerons de marché public et d’appels d’offre.

Constitution du DCE

Le dossier de consultation est tout simplement l’ensemble des documents utiles et nécessaires aux soumissionnaires pour pouvoir répondre à la demande du client. Il se compose d’un minimum de documents, et ce quelle que soit la forme du marché.

  • Le cahier des charges, ou CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) : ce document contient la description contextuelle du besoin, les attentes et les contraintes associées. Il est souvent nécessaire de faire appel à une AMOA dédiée pour formaliser au mieux ce support qui deviendra une annexe contractuelle ;
  • Le règlement de consultation (RC) qui définit qui, quand et comment la consultation se déroule. Entre autres sont indiqués le montant minimum, maximum, la date limite de réponse et le cadre juridique du contrat prévu ;
  • L’acte d’engagement (AE) ou le modèle de contrat, qui reprend les aspects structurants de la relation contractuelle qui s’établira si la réponse est retenue. Il est très courant que ce document soit signé par le soumissionnaire à priori ;
  • Le CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) est une spécificité des marchés publics : il défini les exceptions ou complément au CCAG voire au code des marchés publics concernant l’appel d’offres ;
  • Le Bordereau des Prix Unitaires (BPU), parfois associé au détail des prix forfaitaires, est très souvent un tableau synthétique sous Excel reprenant les conditions tarifaires.

Déroulé de la consultation

En premier lieu il faut en faire la publicité ou la communiquer aux soumissionnaires souhaité (avec un cadre juridique précis : on ne fait pas ce que l’on veut avec les marchés publics). Cette publicité doit être calé temporellement avec la durée de réponse, de 4 à 6 semaines, et le délai d’analyse des réponses.

En complément nous intervenons sur la partie interactions : les soumissionnaires auront des questions, et il est obligatoire dans tous les cas d’assurer l’équité des échanges. De même pour le suivi des mises à jour éventuelles du dossier de consultation, ou du planning prévisionnel.

En tant que tiers de confiance nous assurons la centralisation de l’information et du suivi des échanges.

Le résultat de cette phase doit être la restitution de la transparence de la consultation : aucun soumissionnaire ne doit se sentir lésé, les achats doivent pouvoir justifier de la bonne transmission des données, ainsi que de la réception des dossiers de réponse dans les délais impartis.

Validation et restitution

Suite à la réception des dossiers il y a deux phases complémentaires.

Validation de la consultation

Les dossiers et les réponses correspondent bien à l’attente ? Dans certains cas si le cahier des charges / CCTP n’est pas suffisamment clair il peut y avoir un décalage entre les réponses et le besoin réel. Parfois ce décalage est limité à un ou deux soumissionnaires dont le cœur de métier n’est pas en phase.

Dans la validation il faut donc relire l’ensemble des réponses sur un premier niveau de cohérence pour définir :

  • si l’un ou l’autre des dossiers de réponse est exclu de l’analyse pour incohérence (hors-sujet ou prix anormalement bas par exemple)
  • si la consultation est valide et que l’analyse peut se poursuivre
  • si la consultation est caduque et doit être relancée (aucun dossier valide ou une faute dans le déroulé de la consultation)

La restitution

Les dossiers de réponse aux consultations peuvent être volumineux. Nous effectuons souvent des prestations impliquant de 5 à 10 réponses, parfois de près de 300 pages !

Juste après la validation de la consultation et des dossiers nous effectuons donc une première restitution permettant de connaître la tendance générale et les caractéristiques principales des offres.

Cette restitution s’effectue auprès des directions des achats et des métiers concernés, et permet de justifier sa poursuite ou son arrêt en fonction de son déroulé, ainsi que de valider les besoins en ressources pour valider le ou les choix finaux.

Pour en savoir plus

N’hésitez pas à consulter le replay de notre webinaire dédié à la réalisation d’un appel d’offres :

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